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Rimborso Spese Amministratori e Dipendenti

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Notizie 19/09/2019

RIMBORSI SPESE PER AMMINISTRATORI E DIPENDENTI

 

Tassazione in capo al dipendente/collaboratore

L'art. 51 co. 5 del TUIR stabilisce il trattamento fiscale delle indennità di trasferta erogate al lavoratore dipendente per la prestazione dell'attività lavorativa fuori dalla sede di lavoro e dei rimborsi di spese sostenute in occasione di dette trasferte.
In particolare, occorre distinguere tra trasferte effettuate:

  • nell'ambito del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro;
  • fuori da tale territorio comunale.

Trasferte nel territorio comunale

Le indennità e i rimborsi di spese percepiti per le trasferte nell'ambito del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro concorrono integralmente a formare il reddito, ad esclusione dei rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore.
Per quanto riguarda la documentazione che, provenendo dal vettore, legittima l'esclusione di tale rimborso di spesa dal concorso al reddito imponibile, oltre alla documentazione rilasciata dal vettore (biglietti dell'autobus, ricevuta del taxi) è necessario che dalla documentazione interna risulti in quale giorno l'attività del dipendente è stata svolta all'esterno della sede di lavoro (C.M. 326/E/97, § 2.4.1).
I rimborsi delle spese sostenute dai dipendenti per l'utilizzo del servizio di car sharing in occasione di trasferte effettuate nell'ambito del territorio comunale in cui è ubicata la sede di lavoro non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente ai sensi dell'art. 51 co. 5 del TUIR; a tal fine, il documento rilasciato dalla società che fornisce il servizio deve attestare l'effettivo spostamento dalla sede di lavoro e l'utilizzo del servizio da parte del dipendente, analogamente ai documenti provenienti dal vettore (ris. Agenzia delle Entrate 28.9.2016 n. 83).
Inoltre, la non imponibilità dell'indennità chilometrica non può applicarsi per le trasferte nell'ambito del territorio comunale (ris. 16.7.2002 n. 232).
La seguente tabella riepiloga il trattamento delle indennità e dei rimborsi spese in caso di trasferte all'interno del Comune.

 

Tipologia di rimborso

Trattamento ai fini del reddito di lavoro dipendente

Indennità e rimborsi spese

Concorrono a formare integralmente il reddito di lavoro dipendente

Rimborsi spese di trasporto comprovate da documenti del vettore (es. biglietti autobus, ricevuta taxi, fattura car sharing)

Esclusione dal reddito imponibile

Trasferte fuori dal territorio comunale

In caso di trasferte fuori del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro, è possibile distinguere tre sistemi, l'uno alternativo all'altro:

  • indennità forfetaria;
  • rimborso misto;
  • rimborso analitico (c.d. "a piè di lista").

Indennità forfetaria

L'art. 51 co. 5 dispone che sono escluse dal reddito di lavoro dipendente le indennità, al netto delle spese di viaggio e trasporto, fino a 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia e fino a 77,47 euro al giorno per le trasferte all'estero. La parte eccedente tali importi concorre, invece, a formare il reddito.

Rimborsi misti

Nel caso venga corrisposta unitamente al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio anche un'indennità di trasferta, i summenzionati limiti sono ridotti (cfr. C.M. 326/E/97 , § 2.4.1):

  • di 1/3 (quindi 30,99 euro per trasferte in Italia e 51,65 euro per trasferte all'estero) in caso di rimborso delle spese di vitto o alloggio, nonché in caso di vitto o alloggio fornito gratuitamente;
  • di 2/3 (quindi 15,49 euro per trasferte in Italia e 25,82 euro per trasferte all'estero) in caso di rimborso sia delle spese di vitto che di alloggio, nonché in caso di vitto e alloggio fornito gratuitamente.

 

Rimborsi analitici

I rimborsi analitici (c.d. a piè di lista) di spese per vitto, alloggio, trasporto e viaggio non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente. Tale esclusione opera anche con riferimento alle indennità chilometriche, le quali possono considerarsi quali rimborsi delle spese di viaggio sostenute dal soggetto interessato per raggiungere il luogo di esercizio dell'attività mediante un proprio mezzo di trasporto; per rientrare tra le spese documentate, le indennità chilometriche non possono essere forfetarie, ma devono essere necessariamente quantificate in base al tipo di veicolo e alla distanza percorsa, tenendo conto degli importi contenuti nelle tabelle elaborate dall'ACI (cfr. ris. Agenzia Entrate 11.4.2014 n. 38).

Relativamente all'indennità chilometrica per le trasferte fuori del Comune, al fine di consentire l'esclusione dalla formazione del reddito di lavoro dipendente, non è necessario che il datore di lavoro provveda al rilascio di una espressa autorizzazione scritta che contenga tutti i dati relativi alla percorrenza e al tipo di autovettura ammessa per il viaggio (C.M. 23.12.97 n. 326/E,§ 2.4.1). È, invece, necessario che, in sede di liquidazione, l'ammontare dell'indennità sia determinato avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura. Detti elementi dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro.
Inoltre (ris. Agenzia delle Entrate 30.10.2015 n. 92):

  • laddove la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere, dalla propria residenza, la località di missione risulti inferiore rispetto a quella calcolata dalla sede di servizio, con la conseguenza che al lavoratore è riconosciuto, in base alle tabelle ACI, un rimborso chilometrico di minor importo, quest'ultimo è da considerare non imponibile ai sensi dell'art. 51 co. 5, secondo periodo, del TUIR;
  • nell'ipotesi in cui la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere, dalla propria residenza, la località di missione risulti maggiore rispetto a quella calcolata dalla sede di servizio, con la conseguenza che al lavoratore viene erogato, in base alle tabelle ACI, un rimborso chilometrico di importo maggiore rispetto a quello calcolato dalla sede di servizio, la differenza è da considerarsi reddito imponibile ai sensi dell'art. 51 co. 1 del TUIR.

Sono altresì esclusi dal reddito i rimborsi di altre spese (ulteriori rispetto a quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio, quali ad esempio, la lavanderia, il telefono, il parcheggio, le mance, ecc.) anche non documentabili, se analiticamente attestate dal dipendente in trasferta, nel limite giornaliero di:

  •  15,49 euro per le trasferte in Italia;
  •  25,82 euro per le trasferte all'estero.

Tabella riepilogativa

La seguente tabella riepiloga il trattamento delle indennità e dei rimborsi spese in caso di trasferte effettuate fuori dal Comune.

Tipologia di rimborso

Trattamento ai fini del reddito di lavoro dipendente

Indennità forfetaria

Sono escluse dal reddito di lavoro dipendente le indennità, al netto delle spese di viaggio e trasporto, fino a:

  • 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia;
  • 77,47 euro al giorno per le trasferte all'estero.

La parte eccedente tali importi concorre, invece, a formare il reddito.

Rimborso misto
(nel caso venga corrisposta unitamente al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio anche un'indennità di trasferta)

I suddetti limiti sono ridotti a:

  • 30,99 euro per trasferte in Italia e 51,65 euro per trasferte all'estero, in caso di rimborso delle spese di vitto o alloggio, nonché in caso di vitto o alloggio fornito gratuitamente;
  • 15,49 euro per trasferte in Italia e 25,82 euro per trasferte all'estero, in caso di rimborso sia delle spese di vitto che di alloggio, nonché in caso di vitto e alloggio fornito gratuitamente.

Rimborso analitico (c.d. "a piè di lista")

I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, trasporto e viaggio (anche indennità chilometriche) non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente.
I rimborsi per altre spese (es. telefono, lavanderia, parcheggio) non concorrono a formare il reddito nel limite giornaliero di:

  • 15,49 euro per le trasferte in Italia;
  • 25,82 euro per le trasferte all'estero.

 

Tassazione in capo all'amministratore

Nel caso in cui il reddito dell'amministratore rientri nell'ambito del lavoro autonomo, l'Amministrazione finanziaria ha ricondotto alla nozione di compenso i rimborsi delle spese diverse da quelle anticipate in nome e per conto del cliente, con conseguente obbligo di fatturazione e assoggettamento a ritenuta (cfr. ris. Agenzia delle Entrate 11.7.2013 n. 49 e circ. Agenzia delle Entrate 18.6.2001 n. 58, § 2.2; in senso contrario, circ. CNDCEC 12.5.2008 n. 1/R, § 8).

Deducibilità in capo alla società

In capo all'impresa, sono deducibili, con particolari limitazioni, le spese sostenute dai dipendenti e dai collaboratori per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale ove ha sede l'impresa (art. 95 co. 3 del TUIR).

Spese di vitto e alloggio

In relazione alle spese di vitto e alloggio relative alle trasferte effettuate fuori dal territorio comunale, occorre considerare le seguenti ipotesi:

  • rimborso analitico (c.d. a piè di lista);
  • indennità forfetaria;
  • rimborso misto.

I rimborsi analitici corrisposti ai dipendenti o collaboratori sono deducibili nel limite di 180,76 euro al giorno per le trasferte effettuate in Italia e di 258,23 euro al giorno per le trasferte effettuate all'estero.
Tali limiti operano esclusivamente con riferimento ai rimborsi analitici e non anche con riferimento ai rimborsi forfetari o misti; in tali casi, infatti, i rimborsi sono interamente deducibili dal reddito d'impresa.
Inoltre, le spese relative a somministrazioni di alimenti e bevande ed a prestazioni alberghiere sostenute in occasione di trasferte effettuate dal dipendente nell'ambito del territorio comunale sono deducibili nella misura del 75% del loro ammontare ex art. 109 co. 5 del TUIR (circ. Agenzia delle Entrate 3.3.2009 n. 6, § 5).

Spese di Trasporto

Nel caso in cui il dipendente o il collaboratore sia stato autorizzato ad utilizzare, per una specifica trasferta, un proprio automezzo o un veicolo a noleggio, le relative spese di trasporto sono deducibili, dal reddito d'impresa, per un importo massimo pari, ai sensi dell'art. 95 co. 3 del TUIR, al costo della percorrenza (tariffe ACI) o alle tariffe di noleggio relativi ad automezzi di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, in caso di motore a benzina, o a 20 cavalli fiscali, se con motore diesel.
Qualora vengano utilizzati autoveicoli con una potenza superiore alle suddette cilindrate, le relative spese di trasporto risulteranno deducibili solo fino a concorrenza del limite previsto per autoveicoli di potenza inferiore.

Spese di viaggio

Le spese di viaggio rimborsate ai dipendenti, tra cui possono rientrare anche quelle relative al taxi, sono interamente deducibili dal reddito d'impresa, non essendo previste, per tali spese, limitazioni particolari dall'art. 95 co. 3 del TUIR (nota Fondazione Accademia Romana di ragioneria n. 15/2015 e AA.VV. "Rimborsi analitici delle spese di trasferta", Il fisco, 3, 2013, p. 321 ss.).

 

Aggiornato al 27/08/2019

 

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